Die digitale Betriebsmittelakte – ein Must-have für jede Fachkraft für Arbeitssicherheit

Was Sie jetzt bei der Betriebsmittelverwaltung umsetzen müssen

Alle relevanten Dokumente und Daten müssen vollständig und ohne Auslassungen in der Betriebsmittelverwaltung gespeichert werden – und zwar für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum oder länger. Folglich sollte auch ein Schutz gegen Datenverlust durch regelmäßige Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen bestehen.

Halten Sie die Prüfintervalle und Prüfvorschriften sicher ein

Mit fortschreitender Digitalisierung liegen Arbeitsmittel- und Betriebsmittelakte immer häufiger elektronisch archiviert vor. Zu Recht, denn zum einen bietet das einen flexiblen Informationszugriff, was in Zeiten von standortunabhängiger Arbeit von Vorteil ist. Zum anderen spart die digitale Betriebsmittelakte Lagerplatz, Druck- und Papierkosten ein.

Da die Suche, Verwaltung und Aktualisierung von Informationen für die Fachkraft für Arbeitssicherheit schneller möglich ist, werden Fachkräfte für Arbeitssicherheit auch noch effektiv entlastet. Aber bei allen Vorteilen gilt: Die digitale Betriebsmittelakte muss sicher sein.

Verwaltung der Wartungen und Reparaturen
In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt stehen auch kleine und mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung, sich ansteigende Komplexität und wechselnde Anforderungen in der Arbeits- und Betriebsmittelprüfung anzupassen. 
Wir bieten eine zuverlässige und skalierbare Lösung. Unsere Wartungsplaner-Software ermöglicht nicht nur eine digitale Verwaltung der Wartungen, Reparaturen und Instandhaltungen, sondern legt auch den Grundstein für nachhaltige Betriebssicherheit. 
 

Grundsätze der digitalen Betriebsmittelakte 

Richtigkeit, Zulässigkeit und Transparenz: Die klassischen Grundsätze des Rechts gelten auch für das Führen und Archivieren digitaler Betriebsmittelakte. Wer als Fachkraft für Arbeitssicherheit die rechtliche Konformität gewährleisten möchte, muss daher drei Aspekte ins Zentrum stellen:

• 1. Datenschutz und  Datensicherheit:
  Da die Betriebsmittelakte sensible Informationen enthält, sind für den Zugriff die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
   
• 2. Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte:
  Die Informationen einer Betriebsmittelakte dürfen nicht für jeden Mitarbeitenden oder jede Abteilung zugänglich sein. Ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.
   
• 3. Revisions- und Compliance-Anforderungen:
  Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die revisionssichere Archivierung von Dokumenten sind für digitale Betriebsmittelakten verpflichtend. Revisionssicher werden Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind.

Alle relevanten Dokumente und Daten müssen also vollständig und ohne Auslassungen gespeichert werden – und zwar für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum oder länger. Folglich sollte auch ein Schutz gegen Datenverlust durch regelmäßige Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen bestehen.

Insgesamt trägt die revisionssichere Archivierung von Arbeitsmittelakten bzw. Betriebsmittelakten zu einer zuverlässigen und effizienten Betriebsmittelverwaltung bei. Weil die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen  gewährleistet ist, sinkt das Risiko von Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Compliance-Verstößen.

Last, but not least spart der schnelle und einfache Zugriff auf Betriebsmittelakten Zeit bei der Suche nach Dokumenten und verbessert die allgemeine Verwaltungseffizienz.

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