17.11.2021: DropPage, nachhaltige Kundenkommunikation a la PaperOffice. Mit DropPage stellen Sie Ihren Kunden, Mandanten und Nutzern ein spezielles Formular bereit, um Dokumente direkt in PaperOffice hochzuladen.   In der Logistik gibt es den Begriff des sogenannten Streckengeschäfts. Kurz zusammengefasst funktioniert ein Streckengeschäft (der englische Begriff hierfür ist dropshipping) in der Form, das ein Zwischenhändler Ware verkauft und diese Ware dann vom Hersteller oder Großhändler direkt an den Kunden gesendet wird. Das spart dem Zwischenhändler den Unterhalt eines Warenlagers sowie den Au... | Weiterlesen

30.09.2021: Jeden Morgen bei Geschäftsbeginn geht gleichermaßen das Sortieren der E-Mails im Posteingang los, es wird gelöscht und es wird auch mal verschoben, aber größtenteils bleibt erst einmal alles im Posteingang hängen, und zwar über Wochen und Monate.     E-Mail ist der seit Jahren anerkannte Standard im Geschäftsverkehr, der inzwischen einen Großteil des analogen postalischen Briefwechsels ablöste und zugleich eine immer höhere Rechtssicherheit gewährleistet. Allerdings finden sich in vielen Unternehmen Strukturen in der Handhabung von E-Mails, die an die "guten" alten Zeiten erin... | Weiterlesen

06.09.2021: Ein gutes Dokumentenmanagement System hat eine wortwörtliche Kernkompetenz, das Management von Dokumenten. Grundsätzlich bedeutet dies zunächst die ordnungsgemäße Archivierung von geschäftlichen Unterlagen der unterschiedlichsten Art. Dafür genügt ja eigentlich ein System, wie es etwa in Bibliotheken verwendet wird, wo die Einteilung einerseits nach Sachgebieten und andrerseits nach dem guten alten Alphabet und hier wiederum nach Anfangsbuchstabe vom Titel oder Verfasser funktioniert.   In der Regel kommt noch eine kurze Inhaltsangabe sowie Stichworte zum Urheber/ in dazu. Für gesc... | Weiterlesen

23.08.2021: Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation. Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. Die zwei an den häufigsten angegebenen Gründen hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Softwa... | Weiterlesen

04.08.2021: Die Ansprüche an ein DMS, ein Dokumentenmanagement System, sind in den letzten Jahren gewaltig oder vielmehr natürlich gewachsen. Aus einer anfänglichen Datenbank, in der meist ursprünglich analoge Dokumente mittels Scannens digitalisiert und abgespeichert wurden, ist eine umfassende Bürosoftware geworden, die heute den Hauptteil der administrativen Aufgaben eines Büros übernimmt.   Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten? Das lässt sich anhand der Dokumentenmanagement Software PaperOffice Punkt für Punkt erklären.   Punkt 1: Leichte Wiede... | Weiterlesen

29.06.2021: Wenn IT-Spezialisten nach der Zukunft gefragt werden und wie darin der Computer von morgen aussieht, dann sagen viele, dass der Computer überhaupt nicht mehr aussehen wird. Er wird unsichtbar sein und er wird beständig vernetzt sein. Tatsächlich lässt sich schon heute absehen, dass die aktuellen Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone in anderen Bestandteilen des täglichen Lebens aufgehen werden. Intelligente Sprachsteuerung wird in nicht allzu ferner Zukunft die Tastatur endgültig ablösen und das Display sowie weiter miniaturisierte Prozessoren werden in Brillen, in Spiegeln, in ... | Weiterlesen

21.06.2021: Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem (DMS), bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens. In der Welt der modernen Kommunikation und Datenverarbeitung praktisch ein Ding der Unmöglichkeit. Hier heißt das Zauberwort für Unternehmen „Synergien“. So wie die Synergie zwischen PaperOffice Dokumentenmanagement System und Synology NAS.     Eine hervorragende ... | Weiterlesen

14.06.2021: Beim Thema Datensicherung und Backup sind heute virtualisierte Umgebungen nicht mehr wegzudenken. Als Datensicherung oder Backup bezeichnet man den Vorgang des Kopierens gespeicherter Daten auf ein anderes Medium, um Datenverlust vorzubeugen oder Daten aus dem Zeitpunkt X wiederherzustellen.     Denn es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettun... | Weiterlesen

09.06.2021: Was muss heutzutage ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eigentlich alles können? Leider ist es unmöglich, diese Frage kurz zu beantworten, da moderne DMS-Software umfangreiche Lösungen anbietet, um nahezu sämtliche Unternehmensinformationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, automatisieren, organisieren und zu beschleunigen Mit dem Begriff Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, wird ein Werkzeug beschrieben, dessen Funktionalität weit über den Kern der Sache hinausgeht. Der ursprüngliche Ansatz, die logische Archivierung digitaler Daten auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwe... | Weiterlesen

31.05.2021: Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, wird immer deutlicher. Denn wer kennt diesen Fall nicht? Ein Vertrag wird mehrfach bearbeitet – eine Änderung hier, Anmerkung da, Summenabgleich und Einigung zum Schluss. So wird auch jede einzelne Änderung zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und zur weiteren Prüfung versandt. Wenn jetzt der Kollege abwesend i... | Weiterlesen

06.05.2021: Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht. In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird. Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, ... | Weiterlesen

14.04.2021: Alle Unternehmen der Welt sind vollkommen einzigartig, doch den Nutzen an einer reibungslosen Verwaltung Ihrer Papiere und Unterlagen haben alle Unternehmen der Welt gemeinsam. Deshalb sind die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) auch sehr unterschiedlich. Gerade Unternehmen der Gastro- und Eventbranche sind für ein hohes Dokumentenaufkommen bekannt.   Ohne ein professionelles DMS entsteht so schnell ein hoher manueller Aufwand: von der Suche nach benötigten Dokumenten über die Sortierung aller eingehenden und ausgehenden Belege bis hin zu deren umfangreichen, analoge... | Weiterlesen

15.03.2021: Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.       Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiative... | Weiterlesen

07.12.2020: Was haben die Schweiz, Deutschland und Österreich gemeinsam? Natürlich die Sprache, aber auch einen anderen interessanten Aspekt, der für so reiche Länder fast schon etwas seltsam anmutet. Innerhalb Europas sind diese drei Länder diejenigen mit dem höchsten Mietwohnanteil: Schweiz 57,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Deutschland 48,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Österreich 44,6 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Warum nun die Verteilung von Mietwohnungen und Häusern zu Immobilieneigentum von Land zu Land so unterschiedlich ausfällt, beruht auf sehr vielen verschied... | Weiterlesen

18.11.2020: Wissen Sie, was die „Streetbunnycrew e. V.“ oder „pastafari e. V.“ sind? Es sind zwei eher ungewöhnliche, aber gemeinnützige Vereine. Zwei von rund 600.000 in Deutschland angemeldeten oder besser eingetragenen Vereinen. Bei der Streetbunnycrew handelt es sich um Motorradfahrer in rosa Hasenkostümen, die Geld für gute Zwecke sammeln und hinter pastafari steckt die Kirche des fliegenden Spaghettimonsters, eine Vereinigung von Menschen, die das allgemeine Religionswesen auf die Schippe nehmen. Neben über 90.000 Sportvereinen, unzähligen Fördervereinen, Tauben- oder Kaninchenzüchte... | Weiterlesen

02.11.2020: Die Bedeutung der Immobilienbranche für die deutsche Wirtschaft ist enorm. Allein im Jahr 2019 erwirtschaftete die Branche 600 Milliarden Euro und trug so 19 % zur Bruttowertschöpfung des Landes bei. Der Fahrzeugbau, die Vorzeigebranche hierzulande, kann da mit nur 156 Milliarden Euro Wertschöpfung kaum mithalten. Immobilienwirtschaft ist jedoch ein sehr komplexes Feld, das entsprechende Werkzeuge zur Organisation benötigt. Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice ist so ein Werkzeug.     Rein theoretisch unterteilt sich die Immobilienwirtschaft in verschiedene Teilbereiche, die sic... | Weiterlesen

19.10.2020: In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier. Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.     Krankenkassen, Krankenhäuser, Altenheime und Rehakliniken müssen – genau wie andere Wir... | Weiterlesen

14.09.2020: Früher oder später kommt jeder Unternehmer oder Geschäftsführer zu dem Schluss, dass es im administrativen Bereich der Firma nicht mehr ohne eine Dokumentenmanagementsoftware geht. Diese Überlegung kann schon frühzeitig angestellt werden oder auch erst, wenn eine gewisse Firmengröße erreicht ist. Dabei ist es am besten, wenn in der Verwaltung von Anfang an eine Software wie PaperOffice DMS eingesetzt wird, denn das bedeutet mitwachsende Sicherheit, Kontrolle und Performance. Gerade PaperOffice zeichnet sich zudem durch seine umfangreichen Tools aus, die so verständlich aufgebaut sind,... | Weiterlesen

03.09.2020: Das der Mensch sich so entwickelte, wie es heute zu sehen ist, hing in erster Linie davon ab, das von Anbeginn alle zivilisatorischen Leistungen im Teamwork erreicht wurden. Während der Jäger und Sammler der Altsteinzeit vielleicht noch als „einsamer Wolf“ sein Leben fristen konnte, war dies mit dem Anbau von Feldfrüchten und der Zucht von Tieren vorbei. Das konnte nur im Team, sprich Familie, funktionieren. Selbst herausragende Genies wie Albert Einstein waren und sind auf eine durch das Team aufgebaute Infrastruktur angewiesen. Auch PaperOffice DMS ist das Produkt eines Teams, selbst ... | Weiterlesen

14.08.2020:   Sie ist das Gerüst oder das tragende Element jeden Unternehmens, ob nun der Einzelunternehmer beziehungsweise der Selbständige oder der mittelständische Betrieb mit 50 oder vielleicht auch 200 Mitarbeitern. Keine Firma kommt ohne eine Administration aus. Zugegeben, so manche administrative Abteilung besteht aus einer oder zweier Schubladen, in die erst einmal alles hineingepackt wird, bis Zeit gefunden ist, sich darum zu kümmern. Andere wiederum haben den Vorteil einer durchdachten Administration erkannt und sich irgendein Dokumentenverwaltungssystem zugelegt. Wieder andere haben sich m... | Weiterlesen

29.07.2020: PaperOffice ist die innovative Dokumentmanagement Software (DMS) für das papierlose Büro. Diese übernimmt für Sie die Aufgabe der Verwaltung Ihrer Dokumente und Unterlagen sowohl in Papierform als auch im elektronischen Format. Ermöglicht wird die Kombination durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Dokumentmanagement Entwicklung.   Zuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. Für viele KMUs besteht genau dieses Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein ... | Weiterlesen

09.06.2020: Jedes System besitzt seine Stärken und seine Schwächen. Dabei darf an dieser Stelle der Begriff „System“ ruhig etwas näher betrachtet werden. Entsprechend dem griechischen Ursprungswort „sýstēma“ ist es ein aus mehreren Einzelteilen zusammengesetztes Ganzes. Systeme sind zugleich die Grundprinzipien unseres Daseins, ja sogar des gesamten Universums. Nichts, wirklich nichts funktioniert für sich alleine. Alles ist in ein System eingebunden. Die Natur baut ihre Systeme gemäß Versuch und Irrtum auf und besitzt dafür viel Zeit. Der Mensch hat bekanntermaßen nicht so viel Zeit, da... | Weiterlesen

28.04.2020: Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice, seit nun gut 18 Jahren am Markt und bei über 900.000 Nutzern weltweit in der Anwendung, ist nicht einfach nur ein Verwaltungsprogramm. PaperOffice DMS macht es Anwendern einfach, die in seinem Archiv befindlichen Dokumente zu bearbeiten, ohne diese extra aus der Datenbank in ein anderes Programm überführen zu müssen. Eine gepflegte Datenbank ist kein Monument der Ewigkeit, in der einmal abgespeicherte Dokumente unveränderlich für alle Zeiten aufbewahrt werden. Das wäre auch eher schlecht, denn jedes Dokument ist nur eine Momentaufnahme eines... | Weiterlesen

16.04.2020: Manche Ehen werden im Himmel geschlossen. Solche Partnerschaften zeichnen sich denn auch durch gegenseitiges Verstehen sowie Vertrauen aus und dies auch noch im verflixten siebten Jahr wie ebenso die Jahre danach. Aber mal ehrlich! Der anfänglichen Euphorie folgt oft die Ernüchterung durch den Alltag, weshalb allein in Deutschland die Scheidungsrate bei knapp 40 % liegt. Das vermutlich größte Problem dabei sind oft diverse Kleinigkeiten, die sich erst im Verlauf der Zeit in den Charakteren zeigen. Wie schön wäre es doch, wenn gleich von Anfang an alle Karten auf dem Tisch liegen würden.... | Weiterlesen

02.04.2020: Die sichere Datenspeicherung und der Datenschutz besitzen für PaperOffice als Entwickler von Datenmanagementsoftware einen sehr hohen Stellenwert. Das Unternehmen richtet sich hierbei an der aktuellen EU-Gesetzgebung aus, wobei die DSGVO die Richtschnur darstellt. Als im März 2018 der US-Kongress den damaligen Haushalt der USA verabschiedete, hatten wohl nur wenige Abgeordnete die einzelnen Posten darin eingehender studiert. Das 2232 Seiten umfassende Dossier ist zugegebenermaßen eine so trockene Angelegenheit, das sich wohl jeder Abgeordnete nur das heraussuchte, was für ihn oder sie von ... | Weiterlesen

16.03.2020:   Eine gute Dokumentenmanagement Software wie PaperOffice DMS ist das ideale Werkzeug im Büroalltag mittelständischer Betriebe. Ein Werkzeug, das Freiräume schafft, weil es viele Aufgaben übernimmt, die zuvor recht personalintensiv waren. Doch auch PaperOffice ist, trotz eines von Haus aus sehr hohen Sicherheitslevels, nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette der administrativen Prozesse. Aber was ist denn das schwächste Glied?   Die Schwachstelle ist recht schnell ausgemacht. Es ist heute in vielen Unternehmen die Datenspeicherung in einer externen Cloud. Gut 30 % aller KMUs... | Weiterlesen

25.02.2020: Die Cloud, der Datenspeicher im Internet, ist bei Unternehmen beliebt, aber sind die Daten in der Cloud wirklich sicher? Das Team von PaperOffice DMS, eines der führenden Software-Studios im Bereich der Dokumentenverwaltungssysteme, sieht in der Cloud eine wachsende Gefahr für Unternehmen und dies gleich von zwei Seiten. Einmal durch gesetzlich legalisierte Zugriffe staatlicher Stellen und zugleich die Gefahr, dadurch den Anforderungen aus den Grundsätzen der DSGVO zum Datenschutz nicht mehr gerecht zu werden. Tatsächlich können in einer Cloud gelagerte Daten sowohl den Cloudbetreiber als... | Weiterlesen

30.01.2020:   Europa und die USA sprechen bezüglich des Datenschutzes zwei sehr verschiedene Sprachen, wobei PaperOffice DMS, die Dokumentenmanagementsoftware, ein lupenreines „Europäisch“ spricht.  In den Staaten der europäischen Gemeinschaft wurde mit der im Jahr 2018 verabschiedeten DSGVO verbindlich geregelt, das der Schutz persönlicher Daten einen besonders hohen Stellenwert besitzt und entsprechend wurden die Bedingungen, wie derartige Daten von Unternehmen, die diese speichern, zu schützen sind und welche Hürden beispielsweise Behörden nehmen müssen, wenn sie diese Daten einsehen wol... | Weiterlesen

20.01.2020:   In den Industrieländern werden Wege gesucht, die ausufernde Cyberkriminalität in den Griff zu bekommen. Doch nicht wenige Experten sehen in diesem Bereich inzwischen Entwicklungen, die weit über das Ziel hinausschießen. So auch die Fachleute von PaperOffice DMS, einer der führenden Softwareschmieden im Segment der Dokumentenmanagementverwaltung. Vor allem die Gesetzeslage in Bezug auf die Datenspeicherung in der bei Firmen beliebten Cloud ist in ihren Augen eher konfus als geordnet.   Wie viele Mengen an Daten Firmen und Privatpersonen in Clouds von Drittanbietern speichern, ist ni... | Weiterlesen

17.01.2020:   Zeit ist in vielen Firmen ein unterschätzter oder auch ignorierter Kostenfaktor. Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice sorgt durch effiziente Datenverwaltung für Zeitersparnis und Kostensenkung.   Sie ringt so manchem Firmeninhaber ein oft gequältes Lächeln ab, die Frage nach dem Zeitmanagement in der Verwaltung. Es ist ein nur schwer in den Griff zu bekommendes Problem, denn die Schnittstellen, an denen Zeitverluste auftreten können, sind vielfältig. Auch in einer weitgehend digitalisierten Verwaltungsumgebung, denn digital bedeutet nicht automatisch effizient. Die meisten U... | Weiterlesen

13.01.2020: Die Cloud, der Datenspeicher im Internet, ist bei Unternehmen beliebt, aber sind die Daten in der Cloud wirklich sicher? Das Team von PaperOffice DMS, eines der führenden Software-Studios im Bereich der Dokumentenverwaltungssysteme, sieht in der Cloud eine wachsende Gefahr für Unternehmen und dies gleich von zwei Seiten. Einmal durch gesetzlich legalisierte Zugriffe staatlicher Stellen und zugleich die Gefahr, dadurch den Anforderungen aus den Grundsätzen der DSGVO zum Datenschutz nicht mehr gerecht zu werden.   Tatsächlich können in einer Cloud gelagerte Daten sowohl den Cloudbetreiber ... | Weiterlesen

09.01.2020: Jeder tief greifende Wandel benötigt seine Zeit, so auch die betriebliche Digitalisierung. Mit PaperOffice DMS wird der Übergang in jeder Hinsicht erleichtert. Als das Automobil vor über 120 Jahren langsam aufkam, glaubte so mancher, dass es sich nur um eine Spielerei handele und das Pferd nie verdrängen würde, so etwa der damalige deutsche Kaiser. Als die ersten Großrechner ihre Arbeit aufnahmen, dachte ausgerechnet der damalige IBM-Chef, dass Computer nur für Großfirmen geeignet seien und es davon weltweit nur ein paar geben wird und Robert Metcalfe, der Gründer von 3Com, ein US-N... | Weiterlesen

15.11.2019: Die Weisheit des Schweizer Aphoristikers Ernst Reinhardt, dass der Mensch mit seinen Aufgaben wächst, wird meist nur anteilig zitiert. Tatsächlich lautet der Spruch in seiner Vollständigkeit: „der Mensch wächst mit seinen Aufgaben, aber manchmal wachsen diese schneller als er“. Genau vor diese Problematik sehen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer gestellt, die eine Firma gründeten und Anfangs problemlos in ihre Aufgaben hineingewachsen sind. Für die meisten selbstständigen Personen, die mit ihrem Betrieb auf Wachstumskurs sind, kommt dann der Zeitpunkt, wo die Aufgaben schn... | Weiterlesen

07.11.2019:   Für viele Menschen auf der Erde ist die Startseite der global gesehen größten Suchmaschine, Google, ein täglich vertrauter Anblick, fast schon ein Stück Heimat in der digitalen Welt. Dabei ist sie gerade erst 21 Jahre alt geworden. Aus biologischer Sicht fast noch ein Jugendlicher, in Anbetracht des selbst noch jungen digitalen Zeitalters jedoch eine gestandene Erscheinung. Zu diesen mitten im digitalen Leben stehenden Programmen darf sich gleichermaßen Paperoffice DMS zählen. Im Jahr 2002 und damit nur vier Jahre nach Google aus der Taufe gehoben, vertrauen inzwischen über 900.000... | Weiterlesen

22.10.2019: Sie ist in aller Munde und wird millionenfach genutzt, die Cloud oder Datenwolke im Internet. Für private Anwender stellen hierbei die Betreiber oft kostenlos mehrere Gigabyte an Speicherplatz zur Verfügung. Die wirkliche Zielgruppe sind jedoch Unternehmen, die gegen Gebühr Speicherplatz mieten und dafür zusätzliche Leistungen erhalten. Fraglos eine sehr bequeme und vordergründig sichere Art der Datenspeicherung, die das weltumspannende Netzwerken erlaubt und Managern zumindest eine ihrer Ängste nehmen soll, die Angst vor Datenverlust.   Allein in deutschen Unternehmen steigerte sich ... | Weiterlesen

10.10.2019: Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.       Es geht noch schlimmer   Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in eine... | Weiterlesen

07.10.2019:   Es gibt kaum eine andere Branche, die noch heute so sehr von analogen Dokumenten abhängig ist, wie der Frachtbereich. Die Angestellten von Speditionen, vom Frachtführer bis zum Disponenten, wühlen sich täglich durch Berge von Papier. PaperOffice DMS hilft, das Hardcopy-Chaos unter Kontrolle zu bringen.   Wer sich das Führerhaus eines modernen Lkw ansieht, wird feststellen, dass sich bezüglich Digitalisierung einiges getan hat. Moderne Fahrtenschreiber etwa sind längst an die Motorsteuerung gekoppelt und lassen sich digital auslesen. Die früheren Möglichkeiten der Manipulation du... | Weiterlesen

02.10.2019: Mit dem Begriff Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, wird ein Werkzeug beschrieben, dessen Funktionalität weit über den Kern der Sache hinausgeht. Der ursprüngliche Ansatz, die logische Archivierung digitaler Daten auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken, zieht fast schon zwangsweise weitere Funktionen nach sich.   Es ist ja auch nur als vernünftig zu betrachten, statt vieler verschiedener Programme nur eines zu verwenden, dass sich der Verwaltung von Daten widmet. Vor allem dann, wenn dieses Programm so ausgestattet ist, dass es sich über entsprechend zugehörige Schnittstellen m... | Weiterlesen

30.09.2019:   Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das digitale Zeitalter überführt.     Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland s... | Weiterlesen

19.09.2019: Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem, bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens. Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu Nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente ... | Weiterlesen

02.09.2019: In der Wirtschaft, aber auch im privaten Bereich, bestehen vielfältige Normen, die die Arbeit und das Leben enorm erleichtern. Allein die Vorstellung, dass zum Beispiel Schrauben keine Norm besäßen, macht deutlich, welche Innovation hinter Normierungen steckt. Dabei ist die erste internationale Normierung von Schraubgewinden gerade einmal 80 Jahre alt.   Normen haben sich seitdem überall durchgesetzt und keineswegs nur in der produzierenden Industrie. Ebenso bestehen in der Verwaltung und Administration unterschiedliche Normen. So etwa Standards, wie zum Beispiel ein Geschäftsbrief abzu... | Weiterlesen

29.08.2019: Wenn auch eine Vielzahl an Normen dafür sorgt, dass in der Wirtschaft, aber auch im privaten Leben alles sehr viel einfacher geht, so gibt es nach wie vor Unterschiede. Jede Branche besitzt so ihre Eigenheiten, die sich in der Dokumentation und im Schriftverkehr bemerkbar macht. Das summiert sich, denn allein in Deutschland sind 497 Branchen verzeichnet. Branchentypische Merkmale zeigen sich zum Beispiel im Schriftverkehr, wobei dies bis zur digitalen Revolution eine eher untergeordnete Rolle spielte, denn die branchenübergreifende Norm der Rechtschreibung erlaubte es, dass jedes Schriftstü... | Weiterlesen

31.07.2019: Schon in den ersten Hochkulturen der Menschheitsgeschichte, die über eine Schriftsprache verfügten, gab es Dokumentenarchive. So etwa bei den Sumerern, ein Volk, das im Zweistromland zwischen dem heutige Bagdad und dem persischen Golf siedelte. Sie hatten sich schon vor 5000 Jahren von einer Agrar-Gesellschaft zu einer Handel treibenden Gemeinschaft entwickelt. Archäologen fanden bei Ausgrabungen zahlreiche Tontafeln mit Keilschriften, die nicht etwa schöne Gedichte ferner Zeiten enthielten, sondern ganz nüchtern Rechnungen, Frachtaufstellungen oder Geschäftskorrespondenz. Dazu besaß je... | Weiterlesen

28.07.2019: Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind. Die Verarbeitung und Aufbereitung von Informationen ist ein ganz besonderes Feld, nicht nur in der Wirtschaft. Die Inhalte von Dokumenten, sonstigen Schriftstücken, aber auch von Bild-, Video- und Tondateien sind auf den ersten Blick einfach nur Daten, deren Sinn und Zweck vordergründig klar zu erkennen ist. Tatsächlich lassen Daten jedoch Rückschlüsse zu und sie lassen s... | Weiterlesen

16.07.2019: Daniel Schönland stellte sich zusammen mit seinem Team die Frage, wie ein bestimmter Vorgang innerhalb von PaperOffice automatisiert werden kann?  Als vor nun rund 40 Jahren die ersten PC die Büros eroberten, waren sich zumindest die Fachleute darüber klar, dass dies erst der Anfang ist. Jedoch hätten sich vermutlich selbst die größten Optimisten nicht träumen lassen, welch rasante Entwicklung die IT von da an nehmen würde. Der Computer hat sich von der „Schreibmaschine“, auf der auch Ping-Pong gespielt werden konnte, zum absoluten Allrounder gemausert und heute wird darüber nac... | Weiterlesen

30.05.2019: Es ist ein keineswegs geringes Problem. Personen- und firmenbezogene Daten werden heute automatisch im Internet abgespeichert. Das ist einerseits notwendig, um etwa die Kommunikation zu beschleunigen, andrerseits sind sowohl der gläserne Mensch wie auch die gläserne Firma längst Realität. Daten sind das moderne Gold, nachdem unzählige darauf spezialisierte Unternehmen schürfen. Auf diese Weise werden im Business, gleich in welcher Branche, Wettbewerbsvorteile egalisiert, Ideen schlicht gestohlen oder geradezu mörderische Kämpfe um Kunden und Märkte entfesselt. Es ist folglich k... | Weiterlesen

18.04.2019:   Ohne eine Dokumentenmanagement Software den Überblick zu behalten ist oft verteufelt schwer. Buchhaltung, Kundenpflege, Bestandsoptimierung, Bestellwesen, Steuer, Mitbewerber, Personal und so weiter und so fort. Alles ist mit Schriftverkehr verbunden und dies sowohl in analoger wie digitaler Form. Vor der Dokumentenmanagement Ära und seit dem Aufbruch der Menschheit in das digitale Zeitalter vor ungefähr dreißig Jahren kämpfen Unternehmen, Behörden und Privatpersonen mit der Problematik, die beiden Welten zu vereinen. Es ist zwar abzusehen, dass in der näheren oder vielleicht auch ... | Weiterlesen

15.04.2019: Dokumentenmanagement Software PaperOffice beschäftigt sich seit dem Jahr 2002 in wachsender Zahl mit Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen, Behörden und ebenso für den privaten Gebrauch. Die Verwaltung der Verwaltung, ein durchaus passendes Wortspiel, wird in jedem Bereich immer wichtiger. Gerade das Internet-Zeitalter macht es erforderlich, den berüchtigten „Papierkram“ auf dem Laufenden zu halten. Denn der Kunde, aber auch Ämter und Geschäftspartner kommunizieren längst auf digitalem Weg und das wird immer mehr. PaperOffice bietet hierzu direkt umsetzbare Lösun... | Weiterlesen

11.04.2019: Erfahrungsgemäß gibt es für fast jedes Unternehmen, das sich mit Produktion und Dienstleistung beschäftigt, ein Zauberwort, das über alles andere hinweg die größte Bedeutung besitzt. Dieses Zauberwort beinhaltet schlicht den Erfolg der jeweiligen Firma. Es geht um Kundenzufriedenheit. Der Grad der Kundenzufriedenheit steigt mit den positiven Erfahrungen, die der Anwender oder Nutzer eines Produktes oder einer Dienstleistung macht. Mit ihrer Dokumentenmanagementsoftware macht es sich das Team von PaperOffice nicht leicht, damit ihre Kunden es leicht haben und so über positive Erfahrunge... | Weiterlesen

11.02.2019:   Für die Cloud, die Datenwolke, bieten das Internet verschiedene Anbieter, doch besitzen alle diese Lösungen einen Haken. Die Verwaltung der mitunter sensiblen Dokumente muss in fremde Hände gelegt werden.     Network Attached Storage (NAS) ist die englische Bezeichnung für Dateispeicher, die an ein Netzwerk angeschlossen sind. Wenn in einem Unternehmen verschiedene Mitarbeiter auf die jeweils selben Daten zugreifen müssen, stellt der NAS die sicherste und schnellste Lösung dar. Paperoffice Team macht es möglich, alle Datenbanken auf NAS-Laufwerken zu speichern, etwa den Geräten vo... | Weiterlesen